Acordo de tratamento de dados
A minuta padrão anexada ao contrato do cliente: como o Atmos trata dados pessoais em nome da empresa, nos termos da LGPD.
Partes e papéis
Este acordo é anexo ao contrato entre a empresa cliente (a Controladora) e a Contratada indicada no contrato (a Operadora, ou Atmos). Ele rege o tratamento de dados pessoais que o Atmos realiza em nome da Controladora para prestar o serviço, nos termos da Lei nº 13.709/2018 (LGPD).
Para esses dados, a Controladora decide as finalidades e a Operadora, o Atmos, trata os dados segundo as instruções dela. Este acordo não cobre os dados dos quais o próprio Atmos é controlador: os dados de cadastro e de acesso necessários para operar as contas e a conversa comercial pública do seu site.
Finalidade, instruções e pessoal
- Finalidade. O Atmos trata dados pessoais somente para prestar o serviço contratado: conversar com as pessoas da Controladora, produzir leituras de grupos para líderes autorizados e ajudar as pessoas a agir. Não tem finalidade própria, não vende os dados e não treina modelos com eles.
- Instruções. As instruções da Controladora são o contrato e a configuração da Controladora na plataforma. O Atmos só trata fora delas quando um dever legal exigir e, quando a lei permitir, avisa a Controladora antes.
- Instruções ilícitas. O Atmos informa a Controladora se entender que uma instrução viola a LGPD.
- Pessoal. As pessoas que podem acessar dados pessoais do lado do Atmos são autorizadas e vinculadas por dever de confidencialidade.
- Registro das operações. O Atmos mantém registro das operações de tratamento que realiza para a Controladora (LGPD, art. 37).
Dados e titulares
| Categoria de titular | Dados pessoais | Finalidade |
|---|---|---|
| Colaboradores, líderes, RH, Heads de Projeto e CEO convidados pela Controladora | Nome, e-mail, cargo, equipe e estrutura da empresa; conteúdo das conversas (mensagens, transcrições de notas de voz e de chamadas ao vivo); memórias que a pessoa mantém; itens de plano de desenvolvimento; leituras de grupos. | Conversar, produzir leituras de grupos para líderes autorizados e ajudar as pessoas a agir. |
| Convidados de um único projeto, como candidatos ou fornecedores | A conversa deles nesse projeto. | Realizar o projeto que a Controladora configurou. |
| Contatos que a Controladora designa, como o contato de urgência | Nome e e-mail. | Avisá-los quando os protocolos da Controladora o preverem. |
Dados sensíveis podem aparecer de forma incidental no que as pessoas dizem. O Atmos não os solicita e, quando o assistente reconhece que uma fala trata de saúde ou de cuidado pessoal, mantém esse conteúdo fora da escuta, da memória, das evidências e das leituras. O reconhecimento é feito pela IA e pode falhar.
Confidencialidade das conversas individuais
Ninguém no produto lê a conversa de outra pessoa: nem os líderes, o RH, os Heads de Projeto ou o CEO da Controladora, nem uma consultoria parceira ou a equipe do Atmos, salvo as exceções descritas abaixo. Líderes e RH veem leituras de grupos, com tamanhos mínimos de grupo, nunca quem disse o quê.
As exceções estão descritas no documento de segurança e privacidade: recortes de relatos de problema lidos pela equipe do Atmos e registrados, sinais de risco anônimos, encaminhamento ao canal formal da empresa só com o consentimento da pessoa, o aviso de urgência que a Controladora pode ativar (que leva nome ou e-mail, nunca o conteúdo da conversa) e o acesso técnico de membros autorizados da equipe do Atmos para operar, corrigir e restaurar o serviço, inclusive cópias temporárias de diagnóstico em seus computadores criptografados, apagadas quando o diagnóstico termina. Agregação não é anonimato, e o Atmos não a promete em grupos muito pequenos.
Suboperadores
- Autorização geral. A Controladora autoriza o Atmos a usar os suboperadores listados no cadastro de suboperadores na data deste acordo.
- Aviso de mudanças. O cadastro é atualizado a cada mudança relevante. O Atmos avisa a Controladora com antecedência quando for possível, ou assim que possível quando a mudança for necessária por segurança, continuidade ou dever legal.
- Objeção. A Controladora pode se opor por motivos de proteção de dados, e as partes discutem a mitigação de boa-fé.
- Repasse de obrigações. O Atmos se apoia nos termos publicados de cada suboperador e nos termos de tratamento de dados dele, quando oferecidos. Para os provedores alcançados pelo OpenRouter, apoia-se nos termos do OpenRouter e nas exigências de retenção zero e de nenhuma coleta definidas em cada pedido.
- Responsabilidade. O Atmos continua responsável perante a Controladora por seus suboperadores.
Transferência internacional
Os dados pessoais são tratados fora do Brasil, principalmente nos Estados Unidos e na rede global da Cloudflare, porque nenhum dos serviços usados oferece hoje uma região brasileira. A transferência se apoia no art. 33 da LGPD, com o mecanismo definido no contrato (Resolução CD/ANPD nº 19/2024).
Retenção e exclusão
| Dado | Retenção |
|---|---|
| Áudio bruto de nota de voz | Apagado quando a mensagem é enviada ou descartada, e em no máximo 24 horas. |
| Áudio de chamada ao vivo | Não é guardado pelo Atmos. |
| Recorte de relato de problema | Apagado 90 dias após o relato ser encerrado. |
| Registros dos pedidos de classificação de evidências | Guardados por 7 dias. |
| Registros de diagnóstico de cada turno da conversa | Apagados 90 dias após o turno: o tempo de cada etapa, o registro de cada execução de ferramenta e as notas feitas, além dos trabalhos concluídos que condensaram o histórico, com o pedido que cada um enviou ao modelo. As mensagens, os resultados das ferramentas e o resumo corrente permanecem com a conversa. |
| Conversas, memórias, leituras e configuração | Mantidas enquanto o contrato estiver vigente. |
| Pessoa que sai da empresa | Mantém a conversa principal. As leituras e as evidências já derivadas de seus relatos permanecem, salvo se pediu para deixar de ser ouvida. |
| Fim do contrato | Exportação mediante pedido em até 30 dias. Exclusão dos dados da Controladora em até 60 dias após o término, salvo deveres legais de guarda, feita pela equipe do Atmos. Os backups que os contêm expiram 14 dias depois; as cópias temporárias de diagnóstico são apagadas quando o diagnóstico termina, no máximo junto com o restante. |
A exportação e a exclusão são feitas pela equipe do Atmos, sob pedido ou ao fim do contrato; hoje não há rotina automatizada.
Medidas técnicas e organizacionais
O Atmos aplica as medidas descritas no documento de segurança e privacidade. Em resumo:
- Criptografia em trânsito em toda conexão (TLS, e DTLS nas chamadas ao vivo) e criptografia dos dados armazenados em repouso pelo provedor do banco de dados.
- Separação dos dados de cada empresa por verificações de acesso em cada operação, verificadas por testes automatizados.
- Autenticação por um provedor especializado, com convites vinculados a e-mails verificados.
- Logs operacionais sem texto de mensagens e registros de leituras pelas ferramentas de consultoria, leituras de relatos de problema, escolhas de consentimento e mudanças de acesso.
- Ambientes de homologação e de produção separados, segredos fora do navegador e mudanças testadas automaticamente e revisadas por uma revisão automatizada de código antes de serem integradas.
- Backups diários guardados por 14 dias em um disco criptografado sob controle da equipe do Atmos.
Auxílio à controladora
- Pedidos de titulares. O Atmos auxilia a Controladora nos pedidos enviados a privacy@atmoshr.com a tempo de ela cumprir os prazos legais. Um pedido que chega direto ao Atmos é encaminhado à Controladora, salvo se a lei exigir outra conduta. Os pedidos são atendidos pela equipe do Atmos.
- Relatórios de impacto. O Atmos apoia os relatórios de impacto à proteção de dados da Controladora (LGPD, art. 38).
- Solicitações da ANPD. O Atmos apoia a Controladora na resposta a solicitações da autoridade nacional.
Incidentes de segurança
O Atmos avisa a Controladora em até 48 horas após detectar um incidente que envolva dados pessoais tratados em seu nome. O aviso diz o que se sabe (natureza, dados e pessoas afetados, medidas tomadas e recomendações) e é atualizado conforme se aprende mais, para que a Controladora possa informar a ANPD e os titulares em até 3 dias úteis (Resolução CD/ANPD nº 15/2024). Comunicar a ANPD e os titulares é dever da Controladora; o Atmos fornece as informações de que ela precisa.
Demonstração de conformidade e auditorias
- Mediante pedido razoável, uma vez por ano de contrato, o Atmos compartilha informações que demonstram a conformidade com este acordo: este acordo, o cadastro de suboperadores e uma descrição de suas medidas de segurança.
- O Atmos compartilha as mesmas informações de novo após um incidente que afete os dados da Controladora.
- Uma auditoria presencial exige acordo prévio sobre escopo, custo e confidencialidade.
Responsabilidade e vigência
A responsabilidade segue o contrato. Este acordo vigora enquanto o Atmos tratar dados pessoais para a Controladora e permanece até a exclusão desses dados. Ele é regido pela lei brasileira.
Esta é a minuta padrão que acompanha a proposta. A versão para assinatura, com os dados das partes, é formalizada junto com o contrato.